Se a gestão da sua autoescola consome todo o seu tempo e ainda te estressa, vai ver que está na hora de substituir planilhas por um software. Veja por que.
Você já parou pra pensar que o seu CFC pode estar parado no tempo? Ou ainda: que enquanto você ou seus funcionários tentam controlar tudo em planilhas, o seu concorrente está usando o tempo livre dele criando novas estratégias de vendas?
Os editores de planilhas foram ‘killer apps’, que levaram milhões de pessoas a comprarem seus primeiros PC’s nos anos 80 e 90.
Eles representaram uma grande inovação para a época, só por substituir as enormes planilhas de papel, fornecendo maior poder de edição. Porém, esse sistema não é perfeito.
Estudos mostram que mais da metade das planilhas em uso hoje nas empresas contém erros graves.
Quem já trabalhou com planilhas sabe que não é fácil manter os dados atualizados. Gasta-se muito tempo com a edição e substituição de informações.
Algumas vezes elas apresentam altas taxas de erro, falta de transparência, inflexibilidade, edições inadequadas e principalmente incerteza nos dados.
Portanto, você pode perceber que o uso de planilhas atrasa processos e prejudica os resultados da sua autoescola por falta de precisão nas informações.
Quer saber quais são as vantagens de trocar planilhas por softwares? Confira a seguir boas razões para modernizar o controle financeiro da sua autoescola:
Planilhas estão sujeitas a erros
Já na montagem das planilhas é muito fácil cometer erros. Mesmo com muita atenção, sempre há alguns dados faltosos ou incorretos que podem passar despercebidos, correndo o risco de se transformar em verdadeiros problemas mais tarde. Um único número errado pode fazer toda a diferença.
Estudos mostram que a maioria dos usuários de planilhas não percebem a frequência dos erros, o que gera confiança em sua eficácia e funcionalidade.
E, quanto maior o documento, maior a possibilidade dele conter erros – e maior ainda a probabilidade deles não serem corrigidos.
Simplesmente porque você nem nota (ou não tem tempo livre pra mexer numa planilha gigantesca e mudar tudo o que está errado).
Leia também: Gaste menos tempo com o financeiro e invista na sua estratégia de vendas.
Problemas clássicos das planilhas
Além das possíveis incertezas nos cálculos e erros na digitação de fórmulas, as planilhas apresentam outros problemas comuns. Veja alguns deles:
- Falta de backup: quem nunca montou uma planilha completa, fez uma grande edição dos dados, ou uma atualização importante e depois não teve como salvar? Esse problema é bem mais comum do que se imagina, e nos faz perder tempo e informações valiosas;
- Células sem significado: Frequentemente, trabalhamos com fórmulas automáticas para calcular as informações em tempo real. O problema é que, nessa modalidade, as células usam referências como B2 (coluna B, célula 2), e não nomes significativos como “gastos” ou “vendas”, causando muita confusão nas informações.
Por que investir nos softwares de autoescola?
Além da praticidade, organização e maior precisão dos dados, os softwares apresentam outras grandes vantagens. São elas:
- Foco no que você precisa – As planilhas foram desenvolvidas para guardar uma infinidade de informações e formatos de tabela. Usando um programa personalizado para a sua empresa, você conseguirá trabalhar com informações mais específicas e, justamente por isso, terá um resultado mais seguro e eficiente;
- Controle de acesso aos dados – Através do uso de softwares, você pode controlar a capacidade de edição de cada usuário, garantindo a continuidade e estabilidade do banco de dados;
- Dados em pacotes – Nos softwares existe a possibilidade de agrupar as informações com identificação específicas, como “vendas – gastos = lucro”, o que leva a um controle mais claro e objetivo.
- Integração com outros meios de comunicação – Os programas de dados trazem outras soluções para sua empresa. Pode-se, por exemplo, incluir plataformas como SMS e e-mail, possibilitando o envio de avisos e cobranças aos seus clientes.
Perceba o quanto usar a tecnologia a favor dos negócios é uma ótima ferramenta para o sucesso em qualquer empreendimento, inclusive nos CFCs.
Um bom sistema pode eliminar os problemas advindos das planilhas, garantindo mais efetividade nas informações guardadas e viabilizando uma nova forma de gestão, muito mais completa e eficaz.
Aproveite para saber mais sobre a nossa solução: o software para autoescola GestorCFC. Uma ferramenta poderosa, confiável e com custo acessível que vai ajudar você a ter mais controle, segurança e atrair mais clientes para o seu CFC.
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E você, já está trocou as planilhas por um software? Conte pra gente como tem sido a sua experiência. Comente!
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