Não importa o segmento da sua empresa, fazer um bom controle do fluxo de caixa está no topo da pirâmide de prioridades na gestão de qualquer negócio.
Essa ferramenta permite a efetiva mensuração de todas as entradas e saídas do seu empreendimento, o que facilita muito o planejamento financeiro, como no caso da obtenção de financiamentos bancários, estipular a necessidade de capitais de giro, ou, até mesmo, a realização da expansão da empresa.
Como qualquer empreendimento, os Centros de Formação de Condutores possuem peculiaridades e necessidades específicas quando o assunto é o controle do fluxo de caixa.
É preciso que a gestão esteja bem orientada para que não seja criado um verdadeiro descontrole financeiro, motivo que leva quase metade das empresas a fecharem as portas após três anos de funcionamento, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).
Vamos, então, analisar os principais erros no gerenciamento dos fluxos de caixa nos CFCs.
1. Informalidade pode custar muito caro
Os CFCs realizam gastos constantemente, como para a manutenção de veículos, para a aquisição de combustíveis e até com multas de trânsito. É fundamental que todos esses registros sejam formalizados pela administração a fim de ter precisão na hora de saber exatamente qual será o seu saldo final para o próximo período.
Caso essas saídas sejam feitas informalmente, surpresas desagradáveis com certeza aparecerão quando o caixa ou bancos forem utilizados para saldar dívidas ou adquirir novos materiais. Por isso é preciso orientar os funcionários a informarem sempre os custos decorrentes das suas atividades.
Não definir claramente quais custos são fixos ou variáveis
É importante que o gestor tenha clara noção do que são esses dois tipos de custos, principalmente para facilitar as projeções dos seus fluxos de caixa.
No caso dos CFCs, custos como combustíveis e os outros necessários a manutenção de um carro (como a troca de pneus e limpeza) são variáveis, isto é, serão gerados quanto mais o serviço for prestado.
Isso significa que esses gastos estão atrelados a “produção” e serão compensados nas vendas. Na hora de elaborar o preço final do produto ou a realização de futuras estimativas de fluxos de caixa, leve em consideração esses valores.
Os custos fixos, por outro lado, são aqueles que seu CFC terá independentemente dos serviços prestados. Nesses entram salários, encargos tributário como impostos (IPVA), luz, aluguel, dentre outros. São as contas que chegam mensalmente para o empreendedor. Tenha esses valores como base para estipular suas metas financeiras.
Veja também: Fluxo de Caixa e DRE: saiba se o seu CFC está na direção certa
Não usar a tecnologia como aliada no controle do fluxo de caixa
Como já dito, os gastos em um Centro de Formação de Condutores são constantes e precisam ser corretamente regulados, mas as entradas também precisam de atenção. Além de virem das mais variadas fontes, ou seja, por meio de boletos, pagamentos a vista e até cartões, são muitas as aquisições e necessidades dos clientes, que compram desde apostilas até aulas avulsas.
Se sua autoescola não utilizar um software destinado ao gerenciamento financeiro dos fluxos de caixa, especializado na identificação das características de um CFC, além de perder tempo nas planilhas de Excel ou nas contas feitas a mão, o empreendedor corre o risco de se descontrolar financeiramente diante das constantes entradas e saídas.
Veja também: Por que substituir planilhas por um software de autoescola?
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