Se, em meio a rotina diária do seu CFC, você sente que fazer o fechamento de caixa parece uma missão quase impossível, saiba que você não está sozinho.
É comum que empreendedores e gestores encontrem dificuldades para organizar o caixa diário por inúmeras razões: equipe reduzida, falta de tempo ou até mesmo porque não sabem por onde começar.
Pensando nisso, elaboramos 4 passos para você fazer o fechamento de caixa do seu CFC corretamente e sem complicação. Vamos ver?
Preciso mesmo fazer o fechamento de caixa todos os dias?
Antes de começarmos nossa conversa, é importante que você entenda a importância do fechamento de caixa diário da sua empresa.
Mas precisa mesmo ser diário? Sim, no mínimo, e se você tiver apenas uma pessoa responsável pelo caixa da auto escola.
O fechamento diário do caixa é ideal porque, se alguma transação não foi lançada por qualquer motivo, pode ser que amanhã ninguém se lembre mais a origem do erro ou daquele valor que falta pra fechar o caixa do dia anterior.
Agora imagine: se todo dia ficar faltando algum valor ou algum comprovante no fechamento de caixa, que bola de neve isso pode virar no final do mês! Mas não se preocupe, você não precisa ser um expert em finanças para resolver isso.
Veja também: 3 erros que as autoescolas cometem no controle de fluxo de caixa
Vamos por partes: o que é o fechamento de caixa
O fechamento de caixa é uma rotina da gestão financeira de qualquer empresa e significa que, os valores de entradas e saídas do caixa devem bater.
Ou seja, um deve justificar o outro – e com documentos que comprovem cada operação. Vamos explicar melhor essa relação logo a seguir.
Fazer o fechamento de caixa é uma tarefa que exige atenção e bastante cuidado na conferência tanto dos valores quanto dos documentos que comprovam as transações do dia.
Por isso é importante contar com uma rotina de procedimentos cujo operador do caixa deve cumprir diariamente ou no turno em que estiver operando.
Isso torna tudo mais organizado para a conferência do gestor e fica mais fácil evitar erros que levem a problemas no futuro.
Veja também: Como evitar desvios ou fraudes na sua autoescola
Os 4 passos para fazer o fechamento de caixa no seu CFC
Para começar a planejar a gestão financeira do CFC em relação o fechamento de caixa, você deve saber que, se tiver mais de uma pessoa responsável por isso, este fechamento deve ser feito a cada troca de turno para que o colega assuma o “caixa zerado” – sem pendências que ele se sinta forçado a resolver depois.
A rotina de fechamento de caixa pode ser feita no final de cada expediente (fechamento total) ou quando houver a troca de operador (fechamento parcial).
Confira quais são os 4 passos de como fazer o fechamento de caixa do seu CFC:
1º passo – Abertura do Caixa
Para fazer a “abertura do caixa” comece dando entrada no valor inicial de reserva ou fundo de troco. Anote este valor na sua planilha ou lance no seu sistema de gestão para autoescolas.
Esta deve ser uma pequena quantia, que contém cédulas e moedas, e que ficará à disposição do funcionário tanto para o pagamento de pequenas despesas como cópias e taxas, quanto para dar o troco aos clientes nos recebimentos em dinheiro.
2º passo – Registre todas as entradas e saídas do caixa
Depois de fazer a abertura de caixa, passe a registrar todas as entradas e saídas à medida em que forem acontecendo durante o dia ou durante o turno de cada funcionário responsável por esta tarefa.
Se estiver fazendo o controle manual do caixa, anote cada operação, confira os dados e junte os comprovantes para que possa fazer o fechamento de caixa corretamente mais tarde.
Se estiver utilizando o seu software de gestão para CFC, lance cada movimentação no sistema e guarde os comprovantes também.
O módulo financeiro do Gestor CFC fará todos os cálculos automaticamente quando você for fechar o caixa e emitirá um relatório detalhado. Depois disso, basta juntar os comprovantes e está feito.
Para facilitar a conferencia de comprovantes e fazer o fechamento de caixa do CFC no final do expediente, utilize a rotina de separar os documentos por tipo. Você pode fazer a separação de transações assim:
- Comprovantes de venda com cartão;
- Cheques;
- Tickets promocionais (quando tiver lançado alguma promoção ou desconto para novos alunos, por exemplo)
Se você já usa um sistema para CFC, o software fará esta separação automaticamente no relatório de fechamento de caixa e ficará muito mais rápido checar as transações.
3º passo – Separe e confira os valores
Para fazer o fechamento de caixa da auto escola corretamente é preciso contar os valores separados por tipo de transação. Assim, separe-os desta forma:
- Dinheiro (notas e moedas);
- Cheques (à vista e pré-datados);
- Cartões (débito e crédito);
- Tickets promocionais (quando houver);
- Pagamentos (despesas diversas);
- Vales para funcionários (esta transação deve ser separada porque, se houver, vai contar na contabilidade da folha de pagamento).
Se, durante a contagem e conferência de valores surgirem divergências, a razão delas pode estar em algum troco errado ou na falta de lançamento de alguma transação.
Para diminuir a chance de encontrar essas divergências é que é tão importante que você providencie o fechamento de caixa no final do expediente ou sempre que houver troca de operador.
Como comentamos no início deste artigo, essa rotina evita que o funcionário esqueça o que foi feito no dia anterior ou no turno em que estava responsável pelo caixa, o que torna o trabalho de recuperação de dados e até o entendimento do que ocorreu de fato, mais difícil.
4º passo: Conclua o fechamento de caixa
Para concluir o fechamento de caixa, some todas as entradas (incluindo o fundo de troco ou o valor que você deixou disponível na abertura de caixa) e diminua do total de saídas.
O saldo das transações realizadas desde a abertura do caixa deve ser igual. Ou seja: a soma de todos os comprovantes de saída deve ser igual ao total de entradas.
Um exemplo simples: Se você tinha R$ 500 em dinheiro na abertura do caixa e agora tem R$ 300 em dinheiro e mais uma Nota Fiscal de despesa no valor de R$ 200, o caixa fechou sem problemas. Ou seja, uma coisa justifica a outra, sempre assim.
Como o Sistema para Autoescola faz o fechamento de caixa
O sistema para CFC agiliza o controle de toda a movimentação do caixa, automatizando o fechamento de caixa com facilidade e rapidez, impedindo que os dados ali armazenados sofram a interferência humana.
O software para auto escolas emite relatórios sempre que você precisar, informando todas as movimentações que ocorreram no caixa durante o dia – ou durante o expediente de cada funcionário, facilitando a conferência de dados e a identificação de problemas.
Se você ainda não utiliza um software de gestão para CFC, conheça os diferenciais do GestorCFC, uma solução integrada e totalmente sob medida, que vai agilizar a rotina diária do seu Centro de Formação de Condutores e deixar o seu tempo mais livre para planejar suas estratégias de crescimento.
Agora que você já descobriu como fazer o fechamento de caixa em apenas 4 passos, compartilhe conosco sobre suas dúvidas e experiências. Deixe seu comentário!
Muito enteresante