3 vantagens em ter uma autoescola informatizada

Ter uma autoescola informatizada traz inúmeros benefícios tanto para os alunos, quanto para instrutores e gestores. Além disso, as vantagens competitivas diante do mercado fazem valer (e muito) o investimento. Descubra porque este assunto merece tanto a sua atenção.

Atualizado em fevereiro 2018

Na maioria dos Centros de Formação de Condutores (CFCs), a informatização já é uma realidade que impulsiona os negócios.

A gestão da empresa melhora como um todo e é possível perceber sensíveis diferenças, até mesmo para quem está de fora. Por exemplo:

• Logo na entrada do CFC, nota-se uma menor quantidade de pessoas aglomeradas aguardando atendimento, pois este se tornou mais ágil e rápido;
• Se estivermos por perto da autoescola, notamos um bom fluxo de alunos e instrutores saindo ou voltando das aulas práticas sem perdas de tempo (o que se reverte em economia de horas-extras na autoescola);
• Não há risco dos alunos receberem cobranças em duplicidade por engano. Também há um controle muito mais eficiente para evitar inadimplência;
• A empresa trabalha enxuta, de forma eficaz e, por isso, consegue crescer, aumentando o patrimônio, a quantidade de veículos e até inaugurando filiais.

Analisando apenas estes poucos exemplos, já é possível perceber que o sucesso vem de uma boa administração do negócio. E melhorar as ferramentas de gestão para tornar o CFC mais ágil e competitivo faz parte desta estratégia.

Vantagens de uma autoescola informatizada

Selecionamos outros fatores ainda mais importantes para a gestão do CFC que determinam as vantagens competitivas em contar com uma autoescola informatizada. Vamos analisar isso juntos?

1. Mais comodidade e praticidade para seus alunos

Uma das vantagens mais significativas de uma autoescola informatizada é a praticidade e a comodidade que ela é capaz de oferecer aos seus alunos.

Nos dias atuais, em que a internet faz parte das nossas vidas desde o minuto em que acordamos até o final do dia, é perfeitamente normal que seus alunos esperem contar com um CFC online, que acompanhe a evolução do mercado do mesmo jeito que fazem as outras empresas com as quais eles se relacionam.

Uma grande vantagem competitiva da autoescola informatizada é permitir que os próprios alunos agendem suas aulas pela internet.

Este recurso, chamado de AgendaCFC (disponível no sistema GestorCFC) permite que o aluno marque o dia e horário das aulas práticas, sempre obedecendo os prazos estipulados pelo seu CFC.

Tudo é organizado automaticamente pelo sistema e sua única preocupação é permitir que os instrutores tenham acesso a esta agenda e possam se programar adequadamente. Além disso, a economia da autoescola com horas-extras desnecessárias é percebida logo no primeiro mês.

O acompanhamento dos índices de aprovação da autoescola também fica muito mais fácil. A partir da Área do Aluno, no sistema, é possível que ele descubra o resultado dos exames.

Também poderá marcar novas provas com rapidez caso seja preciso, sem que seja necessário ligar para o CFC só para pedir estas informações.

Isso desafoga o setor de atendimento da autoescola, deixa os funcionários livres para realizar outras tarefas mais importantes, economiza tempo e agiliza todo o processo do CFC.

A extensão da autonomia do aluno, nestes casos, pode ser configurada de acordo com as necessidades dos gestores da autoescola.

2. Um dia a dia mais simples, ágil e competitivo para seu CFC

Quando sua autoescola informatizada conta com um sistema de gestão, todo o trabalho que envolve a atividade da empresa se torna mais simples, fácil e rápido.

Quer entender melhor? Vamos analisar algumas comparações:

a) Controle Financeiro no Papel

Atividade: Anotar as contas a pagar e a receber no “caderninho”, depois fazer o fechamento do dia e torcer para que os números batam. Caso contrário, é preciso refazer todo o processo. Mais tarde, separar e organizar os documentos, dentre outras atividades, para que estejam à mão se for necessário conferir alguma coisa.

Tempo gasto: 4 a 8 horas por dia (e o resto do tempo pensando se tudo o que foi lançado está realmente certo).

b) Controle Financeiro no Sistema

Atividade: Lançar os dados no sistema e apertar uma tecla. Estarão automaticamente prontos: o fechamento de caixa, a lista de contas a pagar, a lista de contas a receber, o gráfico de receitas do mês, o relatório de vendas, a estimativa de lucro (ou prejuízo) do período e outros relatórios de gestão imprescindíveis.

Tempo gasto: 10 minutos por dia.

Com apenas estas duas comparações, é possível perceber que um sistema de gestão torna todo o trabalho mais simples e rápido. Agora imagine essa agilidade em todos os setores da empresa, não apenas no financeiro.

Imagine ter mais agilidade no controle de aulas, no controle de frota, na gestão de recursos humanos e no setor de atendimento da sua autoescola.

A integração entre os setores também é um diferencial competitivo. Pense no quanto é vantajoso quando você sabe, exatamente, quantos alunos farão “x” horas práticas e que o seu setor financeiro já está emitindo, automaticamente, toda a cobrança, sem que seja preciso fazer tudo manualmente. Até o planejamento financeiro se torna mais simples e eficiente.

3. Mais eficiência = Mais lucro para autoescola

O ganho de eficiência que uma autoescola informatizada traz para os gestores é traduzida em mais dinheiro.

A gestão e a projeção do fluxo de caixa do CFC se tornam mais precisos, agilizando o processo de tomada de decisões acertadas.

As funções que o software de gestão para autoescola realiza, substituem com agilidade o trabalho manual feito pelos funcionários.

Assim, você ganha competitividade e diminui os custos com recursos humanos, utilizando os talentos da sua empresa para outros trabalhos mais relevantes no momento.

Utilizar um bom sistema de gestão também diminui muito a quantidade de erros operacionais na autoescola, os quais geram custos sem trazer nenhum benefício para a empresa. Você poderá eliminar diversos tipos de controle no papel, que mais causam confusão do que ajudam.

Hoje em dia, ter uma autoescola informatizada não é mais uma opção, e sim uma exigência do mercado. Além disso, o investimento em implementação de um bom sistema são bastante justos e compensam, de longe, as vantagens que oferecem para você, seus clientes e colaboradores.

E você, já tem um CFC ou autoescola informatizada? Quais as vantagens a mais que vem descobrindo com isso? Comente e enriqueça este tópico com suas experiências!

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