O que está por trás da arte de escolher um Sistema de Autoescola

Escolher um sistema de autoescola é um grande passo em relação ao futuro do seu CFC. E, nessa jornada, são tantas as variáveis que você precisa analisar antes de fechar negócio que fica difícil decidir por onde começar.

Como conhecemos bem a rotina e os desafios das autoescolas, decidimos te mostrar o que está por trás da arte de escolher bem um sistema de gestão para o seu CFC. Veja tudo o que você precisa analisar para decidir melhor.

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O melhor sistema de autoescola pode não ser ideal pra você. O mais barato talvez não tenha suporte ou não seja devidamente atualizado. O preço também não é critério de decisão, pois o mais caro nem sempre é o melhor…

É assim que você enxerga os primeiros resultados da sua pesquisa para escolher de um software de autoescola? Então você tem toda a razão. Isso tudo pode ser verdade.

Se a responsabilidade de decidir qual sistema sua autoescola vai utilizar pelos próximos anos está nas suas mãos, é sinal de que você tem um grande papel no destino do negócio. E uma enorme responsabilidade.

Você pode estar sentindo uma grande animação com isso e até já ter em mente qual o sistema que cabe certinho no seu CFC. Ou pode estar numa ansiedade enorme, pensando que se algo der errado, vai perder credibilidade junto à sua equipe.

Várias opções x pouco tempo

É fato que existem inúmeras opções de sistema de gestão para autoescola no mercado, cada qual com suas particularidades.

A decisão de escolher um sistema de autoescola é uma tarefa que demanda muita atenção das pessoas que administram o negócio – as quais já possuem uma rotina bem exigente.

Conversando com gestores de CFC’s de todo o Brasil, temos consciência de que muitos deles são como um verdadeiro “time de uma pessoa só”.

Provavelmente você realiza diversas tarefas ao mesmo tempo. Por exemplo:

• Ministra aulas teóricas, práticas ou de simulador;
• Cuida do financeiro, paga as contas e faz cobranças;
• Divulga seu CFC e atua na captação de novos alunos;
• Fica de olho no atendimento e cuida dos recursos humanos do CFC;
• Checa tudo sobre a frota e negocia com fornecedores;
• Cuida da documentação do CFC (que não é pouca) e está sempre se atualizando em relação às novas leis e regras;
• Planeja em que cenário o seu CFC deve estar nos próximos meses ou anos.

Se a sua rotina fosse comparada a uma partida de futebol, você provavelmente bateria o escanteio, chutaria a gol e ainda correria pra fazer a defesa do seu time. Com tudo isso, sobra tempo pra viver a VIDA?

Ouvimos vários relatos de gestores de autoescola contando que a sua vida ‘se resume ao trabalho dedicado em prol do CFC’. Você se vê assim também?

É por isso que você precisa ter muita atenção ao escolher um sistema de autoescola. Pois é através da escolha certa que você vai ganhar mais controle e tranquilidade, agilidade na gestão e tempo pra ‘viver a sua vida’.

Como seria o ‘sistema dos sonhos’ para sua autoescola?

Se você pudesse ‘desenhar’ um sistema de autoescola perfeito para o seu CFC, como ele seria?

O fornecedor do sistema que você escolher precisa ter o compromisso de atender as necessidades reais da sua autoescola. Ou seja, oferecer ferramentas que geram valor para o seu negócio.

Basicamente, um sistema de gestão para autoescola é uma das principais ferramentas que seu CFC terá para atuar em um cenário altamente competitivo.

Nesse cenário, você deve ter em mente que precisa ganhar tempo, aumentar a produtividade e minimizar erros ou perdas.

O sistema de autoescola deve fornecer funcionalidades que auxiliem a gestão do negócio, tornem suas decisões mais seguras e confiram mais transparência aos seus processos internos.

Optar por um sistema extremamente robusto não é necessário se o seu CFC estiver começando no mercado. Assim como escolher um software simples demais pode significar apenas mais um custo, com pouca utilidade na vida real quando o seu CFC já tem uma boa clientela.

Do que você precisa (de verdade) ?

Para começar sua jornada de escolha do sistema ideal, é fundamental definir quais são as principais necessidades da gestão. Ou seja, quais são os pontos que você deseja melhorar nos seus processos internos. Por exemplo:

• Saber se o seu CFC está tendo lucro?
• Organizar, simplificar e agilizar os fluxos de atividade da sua equipe?
• Controlar e formalizar as atividades do financeiro?
• Emitir relatórios gerenciais inteligentes?
• Integrar todos os setores e informações do negócio em um único lugar?
• Analisar a produtividade da sua equipe e do CFC como um todo?
• Descobrir de onde vem seus clientes e onde seria estratégico ter uma sede?
• Poder analisar relatórios e gerenciar a autoescola de forma online, qualquer lugar?

Com essas questões em mente, o seu processo de decisão se torna mais simples e claro.

Um fato curioso

Um cliente do GestorCFC descobriu, através do mapa de geolocalização gerado pelo Sistema, qual era o bairro de onde vinha a maior parte de seus alunos. Com essa descoberta, fez uma pesquisa e ficou sabendo que no bairro em questão ainda não havia uma autoescola. Ou seja, ficou claro que os alunos faziam longos percursos até chegar ao CFC mais próximo. À partir disso, transferiu sua sede para esse bairro e passou a atender melhor seu público-alvo, passou a se preocupar menos com a concorrência e aumentou os lucros exponencialmente. Essa estratégia foi gerada à partir de uma gestão ágil e orientada por relatórios confiáveis.

Dicas e critérios de decisão

Agora que você já pensou quais são os resultados que deseja obter com um sistema de autoescola, dê uma olhada nos principais critérios que deve ter em mente pra decidir melhor:

1. Sistema online ou desktop?

A infraestrutura oferecida é um dos pontos cruciais na sua escolha. Aqui você deve decidir se prefere um sistema instalado no computador da sua autoescola ou se o sistema online é a melhor opção.

Poder acessar os dados e a movimentação do seu CFC pela internet é uma escolha que lhe traz mobilidade e agilidade nas decisões. Porém, não esqueça de descobrir se o fornecedor garante a segurança das suas informações, já que serão hospedadas na nuvem.

Para o GestorCFC, nós investimos pesado em tecnologias de última geração em segurança e só utilizamos bancos de dados criptografados. Assim, garantimos que nenhum estranho tenha acesso aos dados da sua autoescola.

2. Peça uma apresentação do sistema

Não há nada melhor do que conversar francamente com o setor comercial do fornecedor de software pra entender se o sistema oferecido vai atender as necessidades do seu CFC.

Durante a conversa, explique o que você está buscando e faça perguntas para tirar todas as suas dúvidas. Afinal, você não quer errar investindo mal o seu tempo e o seu dinheiro.

Aproveite para assistir uma apresentação do sistema. Nessa ocasião, o consultor de vendas deve lhe mostrar um panorama geral do software, seus diferenciais e os benefícios que oferece para sua autoescola. Assim você descobre se a solução realmente serve pra você.

Esse tempo de apresentação ‘guiada’ é mais proveitoso pra você entender como tudo funciona do que simplesmente  acessar um sistema de testes e depois não saber o que fazer quando estiver dentro dele.

3. Integrações e automações

Uma das maiores vantagens de um sistema de gestão de autoescola é a integração de todos os setores em um único lugar. Com isso, você consegue otimizar os fluxos de trabalho e todas as informações ficam guardadas para consulta ágil e rápida na tela do computador. Isso é o básico para ajudar na sua gestão.

Além do básico, o sistema de autoescola que proporciona integrações e automações com outros sistemas (como o do Detran, por exemplo) vai facilitar em muito os processos de agendamento de aulas e exames.  Com isso, sua equipe ganha agilidade, diminui a fila do atendimento e evita erros ou inconsistências.

4. Atualizações que garantam a usabilidade

Um sistema de autoescola desatualizado é uma dor de cabeça que você não precisa ter. Pior ainda é quando as atualizações não resolvem os problemas que por ventura o sistema possa estar apresentando.

Além das atualizações periódicas que garantam a usabilidade (e a segurança) do sistema, é preciso que os processos de tirar a primeira habilitação, renovação ou adição de categoria sigam os trâmites definidos pelo Detran. E essas regras devem estar sempre atualizadas no software que você pretende escolher.

5. Relatórios inteligentes

Um sistema de autoescola não deve entregar apenas funcionalidades para seu CFC. Se for assim, talvez você esteja apenas criando mais um ‘custo’ para seu negócio e não uma solução. O software para autoescola precisa entregar benefícios e valor.

Informação é dinheiro, concorda? Por isso, um sistema completo tem o dever de entregar relatórios inteligentes e confiáveis que ajudem os gestores na tomada de decisões estratégicas.

6. Apoio na implantação e treinamento

Não importa se é o primeiro sistema que está sendo implantado no seu CFC ou se você está fazendo uma troca de software. Em qualquer dos casos, você precisa de todo o apoio nessa hora.

O processo de implantação de uma nova ferramenta na empresa pode ser confuso num primeiro momento e exigir bastante energia. Quando o fornecedor do sistema garante que dará todo o apoio necessário nesse processo, essa mudança se torna mais calma e otimizada.

Aqui, no GestorCFC, contamos com profissionais qualificados e dedicados a ajudar sua autoescola em todo o processo de implantação – e isso inclui o treinamento para os usuários do sistema.

7. Suporte qualificado que ajude de verdade

Muito importante: verifique se o sistema de autoescola que você está prestes a escolher oferece um bom suporte.

Imagine que você ou seus colaboradores podem enfrentar contratempos, como a necessidade de formatar o computador ou até mesmo alguma dúvida durante o uso do sistema.

Se algo acontecer, você terá onde pedir ajuda? E essa ajuda vai ser ágil, competente e rápida pra não deixar sua autoescola parada? Pesquise e pense bem nisso.

8. Compromisso com o seu sucesso

Já ouviu falar em Customer Sucess?  Em português, significa Sucesso do Cliente e é bem diferente de suporte técnico. O conceito de CS é simples: garantir a melhor experiência possível para seus clientes através da geração de valor.

A equipe de Customer Success ou Sucesso do Cliente é totalmente comprometida em “entregar sucesso” para o cliente. Por ser um setor relativamente novo, não são todos os fornecedores de software que já contam com um time assim, por isso trata-se de um grande diferencial.

“O negócio do CS é garantir o sucesso do seu negócio.”

Quem é cliente do GestorCFC já conhece os diferenciais que nossa equipe de Sucesso do Cliente oferece. Se você ainda não é cliente, pergunte como funciona quando conversar com o time do comercial pra solicitar uma proposta. 😉

Conclusão

Você já faz muito pelo seu CFC com o apoio dos profissionais da sua equipe. E a gente reconhece que seu trabalho é bastante exigente, todos os dias, para dar conta de tantos compromissos e ainda manter a empresa crescendo.

Escolhendo corretamente um sistema de gestão de autoescola você poderá fazer ainda mais, alcançando o posicionamento e os objetivos que tanto almeja.

Assim, esperamos que este artigo tenha lhe ajudado a esclarecer os pontos cruciais para uma escolha acertada. E, claro, lhe desejamos um bom trabalho nessa jornada!

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