Em um Centro de Formação de Condutores você pode até usar os métodos tradicionais de gerenciamento. Mas, para dinamizar os processos e aumentar a produtividade, é indispensável que a tecnologia seja usada como uma verdadeira aliada. Conheça 6 ferramentas que vão aumentar a produtividade do seu CFC e não perca mais tempo.
Em meio a atendimentos, tarefas contábeis, aulas práticas e teóricas, tudo o que a sua empresa não precisa é perder tempo com atividades que poderiam ser simplificadas com a ajuda de ferramentas tecnológicas. Quer conhecer algumas dessas ferramentas capazes de tornar o seu CFC ainda mais produtivo? Continue lendo:
1. Gerenciamento das tarefas em tempo real garante aumento da produtividade
Se há uma ferramenta que pode ajudar no aumento da produtividade do seu CFC, essa ferramenta é um bom gerenciador de tarefas, de preferência que possua recursos para o compartilhamento das atribuições.
Isso porque acompanhar as atividades da autoescola, ver os status dos cursos e monitorar o rendimento dos colaboradores pode ser determinante no alcance das metas da empresa.
Alguns gerenciadores bem avaliados na rede são o Asana, o Wunderlist e o Google Tasks. Mas existem também os gerenciadores específicos para autoescolas. Fica a critério do gestor escolher a melhor opção para o seu negócio.
2. Agendamento de aulas da autoescola pela internet
A rotina de um CFC é agitada e muitas vezes confiar apenas na memória pode gerar a ineficiência no cumprimento das rotinas diárias. É justamente aí que surgem as agendas, com o seu papel de organizar o dia a dia nos CFCs.
Tudo bem que as agendas convencionais funcionam, mas são menos práticas e sustentáveis do que as ferramentas de agendamento disponibilizadas em um software de gestão.
O Agenda Web é uma boa opção, pois permite ao aluno consultar e agendar suas práticas via internet, além de organizar a rotina do próprio CFC.
Softwares de gestão disponibilizam agendamentos pela internet bem ágeis, com recursos para cruzar as informações e assegurar uma maior eficiência no aproveitamento dos horários das aulas. Tudo isso ajuda muito a aumentar a produtividade do seu CFC.
3. Controle de processos importantes
Simplificar processos que normalmente demandam tempo e desgastam os profissionais pode fazer toda a diferença no nível de produtividade do seu CFC. Talvez a atividade mais crítica em um CFC seja a cobrança financeira do aluno.
Uma ferramenta que realize cobranças de forma automatizada, via SMS ou através do envio de boletos para o e-mail dos alunos acaba facilitando o recebimento, aumentando a produtividade e gerando excelentes resultados financeiros para a empresa.
Porém, é importante lembrar que a cobrança deve ser feita antes do agendamento das aulas, pois não é de interesse do estabelecimento que o aluno tenha pendências.
Será possível optar, na maioria das CFCs, pelo pagamento integral ou parcial (a medida em que o pagamento é feito, as atividades são realizadas).
4. Organize a sua caixa de entrada de e-mails
Caixa de entrada lotada com mensagens não lidas e Spams é um prato cheio para a baixa produtividade.
Parece exagero, mas de acordo com recente pesquisa da Symantec Corporation, 60% das pessoas acham que o e-mail é viciante. Esse número apenas reforça os resultados de outro estudo, que apontam que alguns profissionais chegam a checar suas caixas de entrada até 40 vezes por hora!
Para que o e-mail não seja o vilão da produtividade no seu CFC, a primeira medida a ser tomada é que os colaboradores tenham um endereço eletrônico exclusivo para a comunicação empresarial.
Em segundo lugar, você pode recorrer a gerenciadores de e-mail que podem te ajudar a organizar a caixa de entrada e tornar a interação via e-mail mais dinâmica. Nesse sentido, merecem destaque o Zimbra e o YesWare. Esse último oferece inclusive templates e modelos de mensagens personalizáveis para agilizar a elaboração dos e-mails.
Especialistas aconselham ainda que para tornar a rotina mais produtiva na sua autoescola, é importante checar o e-mail no máximo três vezes por dia, não começar o expediente pela leitura de e-mails e assim que a mensagem for aberta e lida, o profissional deve deletar, responder, arquivar ou encaminhar imediatamente.
5. Tome nota
Para evitar que tarefas sejam executadas de forma incorreta e para garantir um repasse eficiente de informações, uma ferramenta que nunca se torna antiquada é a anotação.
É fato que atualmente existem formas e formas de anotar! E uma das mais eficientes delas é a reinvenção do tradicional bloco de notas: o Evernote, um aplicativo multifuncional utilizado para guardar rascunhos, anotar recados, destacar os pontos importantes da reunião, etc.
O Evernote, permite dentre outras funcionalidades, que os usuários guardem também fotos e documentos digitalizados.
6. Acompanhe as finanças com segurança e precisão
Chega de prazos estreitos para elaborar relatórios completos e complexos! Se você utilizar a ferramenta certa, a elaboração de planilhas e relatórios financeiros pode ser feita em menos de um minuto. Incrível, não?
Isso não isenta a realização de um controle diário, nem minimiza a necessidade de atenção por parte dos funcionários na hora de inserir os dados financeiros em um software de gestão específico.
Mas, de qualquer forma, ter acesso a documentos completos de forma ágil e segura faz o CFC ganhar muito tempo, além de oferecer uma visão geral do negócio.
No mercado, há inúmeras ferramentas que ajudam a aumentar a produtividade não só dos CFCs, mas também de empresas de diferentes segmentos.
É importante que antes de fazer a sua escolha, você avalie a funcionalidade de cada opção e se possível, decida por uma ferramenta completa e multifuncional.
O ideal é optar por um software para autoescolas e evitar usar um sistema genérico qualquer. Assim, as atividades são personalizadas e a rotina de trabalho pode ser simplificada através da emissão de recibos, contratos, relatórios, agendamento de aulas, dentre outras tarefas que aumentam o volume de negócios e otimizam a produtividade.
Aproveita para conhecer uma ferramenta poderosa, simples de usar e de custo acessível, criada especialmente para os Centros de Formação de Condutores: o sistema para autoescola GestorCFC.
Gostou das nossas dicas? Disposto a fazer o expediente render no seu CFC? Então coloque nossas dicas em prática e escolha as melhores ferramentas para conduzir sua empresa ao sucesso!
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